Das Bundesverwaltungsamt (BVA) hat die Beihilfeaufgaben der Generalzolldirektion (GZD), Service-Center Rostock und Görlitz seit 1.12.2019 übernommen.
Die BVA Beihilfe-App zur elektronischen, papierlosen Einreichung der Beihilfe-Anträge ist seit dem 1.2.2020 freigeschaltet.
Darüber informiert das BVA mit Kundeninformation vom 31.1.2020, die in der Folge abgedruckt wird:
"Hinweise zur Beihilfebearbeitung durch das Bundesverwaltungsamt
Einführung der App Beihilfe Bund
Sehr geehrte Damen und Herren,
mit dem Schreiben zum Übergang der Beihilfebearbeitung des Servicecenters Rostock mit Dienstsitz in Rostock und Pomellen und des Servicecenters Dresden am Dienstsitz Görlitz zum 1. Dezember 2019 in das Bundesverwaltungsamt (BVA) haben wir Sie bereits darüber informiert, dass das BVA eine App entwickelt hat, mit der die Beihilfeberechtigten künftig eine schnelle, einfache und sichere Möglichkeit haben, Erstattungsanträge mit Hilfe einer Smartphone-Anwendung zu stellen.
So können in Zukunft Belege mit dem Smartphone abfotografiert und unkompliziert an die Beihilfestelle verschickt werden.
Für Ihr Haus ist vorgesehen, die App für die Beihilfeempfänger ab dem 1. Februar 2020 freizuschalten.
Wir bitten um Verständnis, dass Antragsteller bzw. Antragsstellerinnen bei einer „vorzeitigen“ Registrierung in der App abgewiesen werden.
Um die Beihilfeberechtigten ausführlich hierüber zu informieren, haben wir in der Anlage wichtige relevante Informationen zusammengestellt. Bitte stellen Sie diese Informationen dem betroffenen Personenkreis zur Verfügung.
Sollten Ihrerseits Fragen bestehen, kommen Sie gerne auf uns zu.
Mit freundlichen Grüßen
Im Auftrag
Ihr Kundenmanagement im BVA
Hinweise zur Beihilfebearbeitung durch das Bundesverwaltungsamt (BVA) – Einführung der App „Beihilfe Bund“
Worum geht es?
Unsere Zukunft wird immer digitaler und im Privaten ist es bereits üblich, viele Dienstleistungen digital unterstützt abzurufen. Um auch die Dienstleistungen des BVA auf die digitale Gegenwart und Zukunft auszurichten, hat das BVA das Projekt Beihilfe.digital ins Leben gerufen. Als erste Neuerung, die aus diesem Projekt hervorgeht, wurde eine App entwickelt, mit der Sie Ihre Beihilfeanträge einfach und sicher mit dem Smartphone zu Ihrer Beihilfestelle schicken können.
Für wen ist die App?
Die App kann von allen Beihilfeberechtigten genutzt werden. Sie benötigen hierfür lediglich ein Smart-phone mit dem Betriebssystem Android (mindestens Android 5) oder iOS (mindestens iOS 10).
Sie wissen nicht, wie Sie die Version ihres jeweiligen Betriebssystems herausfinden können? Eine Anleitung finden Sie auf folgenden Webseiten:
Für iOS: https://support.apple.com/de-de/HT201685
Für Android: https://support.google.com/chrome_webstore/answer/1053346?hl=de
Wir werden leider keine Version für Windows-Phone anbieten können.
Mit einem Marktanteil von gerade einmal 0,9 % im Mai 2018 und stetig fallender Tendenz, stehen die Entwicklungskosten für eine Windows-Version der App in keinem adäquaten Verhältnis zum zu erwartenden Kundenkreis.
Wo bekomme ich die App?
Die App wird im Google Play Store für Android-Systeme und im Apple App Store für iOS zur Verfügung gestellt.
Wie funktioniert die App?
Nach dem Download der App ist eine Registrierung erforderlich. Sie erhalten dann einen Aktivierungslink per E-Mail. Durch Öffnen des Links bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse.
Sie können bei der Anmeldung entscheiden, ob die Anmeldedaten auf Ihrem Gerät verschlüsselt gespeichert werden sollen, so dass diese nicht erneut eingegeben werden müssen. Diese Funktion ist nur nutzbar, wenn eine sichere Bildschirmsperre (Code, Entsperrmuster, Touch ID oder Face ID) auf Ihrem Gerät aktiviert ist. Ansonsten ist ein erneutes Anmelden (unter Eingabe der Anmeldedaten) vor Nutzung der App erforderlich.
Die Registrierungs- und Nutzerdaten werden verschlüsselt an die Server-Datenbank übersendet und verschlüsselt gespeichert.
Bei der Registrierung werden Sie u.a. nach Ihrer Beihilfenummer gefragt.
Bitte beachten Sie, dass die Beihilfenummer nicht zwingend deckungsgleich mit Ihrer Personalnummer ist.
Sollten Sie sich unsicher sein, finden Sie Ihre Beihilfenummer auf Ihrem letzten Beihilfebescheid. Sofern Sie keinen Bescheid vorliegen haben, senden Sie bitte eine E-Mail an Ihre Beihilfestelle.
Von dort wird Ihnen schnellstmöglich Ihre Beihilfenummer mitgeteilt.
Für eine Antragstellung fotografieren Sie die Belege, z. B. Arztrechnungen oder Rezepte, mit Ihrem Smartphone ab.
Für das Versenden der Belege ist der Zugriff der App auf die Kamerafunktion erforderlich. Sie haben in der App auch die Möglichkeit, einen Kommentar zum Antrag an die Beihilfestelle zu senden. Bitte nutzen Sie die Auswahlkästchen „Pflege“ und „hohe Beträge“ sofern Ihr Beihilfeantrag Pflegerechnungen enthält oder die Rechnungssumme aller Belege über 2.500 € liegt.
Um die Belege bearbeiten zu können, sind wir auf eine gute Fotoqualität angewiesen.
Bitte beachten Sie hierzu die Hinweise unter „Worauf muss ich bei der Nutzung der App achten“.
Nach der erfolgten Festsetzung Ihrer Beihilfe erfolgt der Bescheidversand auf dem üblichen Weg per Post.
Da Sie Ihre Belege elektronisch eingereicht haben, entfällt deren Rücksendung.
Mit Absenden Ihrer Daten werden die digitalisierten Belege und Kommentare verschlüsselt. Die Fotos der übermittelten Belege werden im App-internen Speicher abgelegt.
Somit sind sie vor dem Zugriff durch andere Apps geschützt.
Auf Ihrem Gerät verbleiben die Belege lokal unverschlüsselt.
Sie haben die Möglichkeit, die Belege manuell zu löschen oder eine automatische Löschung nach erfolgreicher Übermittlung an den Server in der App einzustellen.
Für die Bearbeitung des Antrags durch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der zuständigen Beihilfestelle, werden die Daten erst entschlüsselt, nachdem Sie die sicheren, internen Systeme des BVA erreicht haben.
Unter folgendem Link finden Sie weitere Informationen zur Beihilfe-App wie z.B. ein Video, in dem die Grundfunktionen und die Bedienung der App erklärt werden:
https://www.bva.bund.de/beihilfe-app
Worauf muss ich bei der Nutzung der App achten?
Achten Sie beim Abfotografieren auf gute Lichtverhältnisse und darauf, dass sich der Beleg deutlich vom Hintergrund abhebt und möglichst glatt auf der Unterlage liegt.
Vermeiden Sie unnötigen Schattenwurf auf den Bildern.
Bitte fotografieren Sie jeden Beleg einzeln ab.
Hierzu nutzen Sie bitte das Kamerasymbol rechts unten.
Die App löst automatisch aus, Sie können aber jederzeit auch manuell auslösen.
Im Anschluss an das Fotografieren wählen Sie mit dem blauen Rahmen den richtigen Fotoausschnitt aus.
Die App schlägt Ihnen hierfür Kanten vor, die Sie ggf. an den Ausschnitt anpassen können.
Bitte kontrollieren Sie die Lesbarkeit Ihrer Aufnahmen vor dem Absenden.
Dies können Sie, indem Sie auf die kleine Ansicht des Fotos klicken.
Das Foto öffnet sich im Vollbild und Sie können mit zwei Fingern das Foto vergrößern und sich vergewissern, dass die Daten lesbar sind.
Im Zweifelsfall sollten Sie den betroffenen Beleg erneut unter Berücksichtigung der o. s. Hinweise fotografieren.
Eine schlechte Fotoqualität führt dazu, dass der Beleg nicht bearbeitet werden kann.
Bitte beachten Sie, dass Sie Belege – auch mit der App – erst ab einer Gesamtsumme von 200 € einreichen dürfen.
Sollten sich Ihre persönlichen Verhältnisse (z. B. Adresse oder Kontodaten) seit der letzten Beihilfebeantragung geändert haben, ist die App nicht zu nutzen.
In diesem Fall müssen Sie die entsprechende Änderung per Antragsformular in Papierform bei der Beihilfestelle einreichen. Bei der nächsten Beantragung ohne Stammdatenänderung können Sie dann wieder die App nutzen.
Gleiches gilt, wenn Ihre Daten noch gar nicht in unseren Systemen gespeichert sind.
Wenn Sie also zum ersten Mal Beihilfe beantragen, ist ebenfalls die einmalige Antragstellung in Papierform mit Unterschrift erforderlich.
Auch Schriftverkehr, wie z.B. Heil- und Kostenpläne oder Widersprüche können nicht über die App eingereicht werden.
Reichen Sie also bitte ausschließlich Rechnungen und/oder Rezepte über die App ein.
Welche Vorteile bringen mir die App?
Sie können Ihre Beihilfe auch weiterhin in Papierform einreichen.
Wenn Sie sich jedoch für die App entscheiden, können Sie von folgenden Vorteilen profitieren:
· Sie müssen keinen Kurzantrag und keine Zusammenstellung der Belege mehr ausfüllen und absenden.
· Für Sie entfällt die Postlaufzeit Ihres Antrags zur Beihilfestelle.
Ihre Belege kommen unmittelbar bei der Beihilfestelle an, sodass der Wegfall des Postlaufs zu einer Beschleunigung des Verfahrens führt.
· Sie können direkt erkennen, ob der Antrag erfolgreich übermittelt worden ist.
· Durch den Wegfall des postalischen Versandes entfallen die Portokosten.
· Sie müssen keine Kopien Ihrer Belege für die Beihilfebeantragung fertigen.
An wen wende ich mich bei Fragen?
Sollten Sie Fragen zur App haben, wenden Sie sich bitte an Ihre Beihilfestelle.
Was passiert mit meinen Daten?
Ihre Registrierungsdaten, bestehend aus vollständigen Namen, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, Personalnummer/Beihilfenummer/PK-Nummer, Behörde, Beihilfestelle sowie die abfotografierten Belege und ggfs. Kommentare, werden für die Bearbeitung des Beihilfeantrags gespeichert und verarbeitet. Diese sind für eine Zuordnung Ihres Antrags zur zuständigen Beihilfestelle und für die Bearbeitung notwendig.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten sind § 108 BBG und § 51 Abs. 3 BBhV.
Um aus Ihren Registrierungsdaten und Belegen einen Beihilfeantrag zu generieren, werden die Auftrags-ID und Auftragsdaten gespeichert und verwendet.
Zudem werden Gesundheitsdaten, als besondere Kategorie personenbezogener Daten im Sinne des Art. 9 Abs. 1 DSGVO, verarbeitet, die unter anderem aus Arzt- oder Krankenhausrechnungen generiert werden.
Weitere Daten (Log-Ins, Änderungen an den Registrierungsdaten) werden aus Gründen des Datenschutzes und der Informationssicherheit protokolliert, vgl. § 22 Abs. 2 Nr. 2 BDSG.
Die Belege und Kommentare werden gem. § 51 Abs. 5 BBhV aus der Datenbank gelöscht. Das Löschen der Daten, welche auf Ihrem Smartphone verbleiben, fällt in Ihre Verantwortung.
Die App setzt keine Cookies ein. Die Fachanwendung wird vom Informationstechnikzentrum Bund (ITZBund) betrieben, welches wiederum dem Datenschutz verpflichtet ist.
Die Nutzung der App „Beihilfe Bund“ ist nicht verpflichtend.
Alternativ ist selbstverständlich weiterhin die Antragstellung in Papierform möglich.
Ihre Beihilfestelle im BVA"
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