BDZ im BPR der GZD: Echtbetriebsaufnahme der IT-Anwendung „Besonderes Behördenpostfach (beBPo-Web)“ bei der GZD sowie den Ortsbehörden der Zollverwaltung

BDZ im BPR der GZD:
Echtbetriebsaufnahme der IT-Anwendung „Besonderes Behördenpostfach (beBPo-Web)“ bei der GZD sowie den Ortsbehörden der Zollverwaltung

Die BDZ-Fraktion im Bezirkspersonalrat (BPR) bei der Generalzolldirektion (GZD) hat in der September-Sitzung folgende Inhalte mit der GZD erörtert:

"Echtbetriebsaufnahme der IT-Anwendung „Besonderes Behördenpostfach (beBPo-Web)“ bei der GZD sowie den Ortsbehörden der Zollverwaltung

Nach dem Gesetz zur Einführung der elektronischen Akte in der Justiz und zur weiteren Förderung des elektronischen Rechtsverkehrs vom 5. Juli 2017 sind die Behörden der Zollverwaltung in ihrer Funktion als Strafverfolgungs- und Verwaltungsbehörden verpflichtet, seit 1. Januar 2018 die elektronische Einreichung von Dokumenten im Straf- und Bußgeldverfahren zu ermöglichen.
Besondere Anforderungen bestehen dabei hinsichtlich solcher Dokumente, für die im herkömmlichen Sinn ein Schriftformerfordernis besteht. Für diese Dokumente ist die Übermittlung entweder mit einer qualifizierten elektronischen Signatur oder über einen sicheren Übermittlungsweg (absenderbestätigte De-Mail und das besondere elektronische Anwalts- bzw. Behördenpostfach auf der Basis des elektronischen Gerichts- und Verwaltungspostfachs (EGVP)) zu ermöglichen.
Die Zollverwaltung war diesem gesetzlichen Erfordernis in Abstimmung mit dem BMF bislang dadurch gerecht geworden, dass beim IWM Zoll ein zentrales besonderes Behördenpostfach (beB-Po) für die gesamte Zollverwaltung ausschließlich für den Empfang von Nachrichten eingerichtet war. Eingehende Nachrichten wurden von dort aus per E-Mail an die zuständigen Stellen weitergeleitet.
Diese Lösung war allerdings nicht hinreichend praxistauglich, weshalb kein großflächiger Rollout in Betracht gezogen wurde.
Mit Erlass vom 3. Dezember 2019 hat das BMF die Zollverwaltung darüber informiert, dass das besondere Behördenpostfach (beBPo) seitens des ITZBund nunmehr auch webbasierend zur Verfügung steht und eingerichtet werden kann. Darüber hinaus hatte das BMF darum gebeten, die künftig einzurichtenden Postfächer für die Zollverwaltung anzugeben und sog. Hauptnutzer/innen und weitere (Neben-) Nutzer/innen für das Postfach zu benennen. Diese Lösung erschien hinreichend praxistauglich, um sie einer Pilotierung bei Ortsbehörden zu unterziehen.
Im Wesentlichen weist die Software aus der Nutzersicht Eigenschaften eines mittlerweile weitgehend etablierten, normalen webbasierten E-Mail-Accounts auf.
Insbesondere ist es nun möglich, beliebig viele Behörden der Zollverwaltung (und perspektivisch auch einzelne Sachgebiete u. ä.) mit einem eigenen Postfach auszustatten.
Die IT-Anwendung beBPo-Web wurde seit dem 27. Mai 2020 bei den Hauptzollämtern Nürnberg, Regensburg und Schweinfurt im Sinne eines vorgezogenen Echtbetriebs pilotiert. Die Erfahrungen während der Pilotierung wurden strukturiert erhoben und in der Folge fachlich bzw. seitens des ITZBund technisch bewertet.
Die IT-Anwendung, die aktuell auch schon bei weiteren 15 Bundesbehörden als Maßnahme aus der sog. Dienstekonsolidierung Bund zum Einsatz kommt, ist danach hinreichend geeignet, um in der gesamten Zollverwaltung ausgerollt zu werden.
Die Echtbetriebsaufnahme ist zum 2. November 2020 vorgesehen."

Quelle: BDZ, PersonalräteKOMPAKT, BPR-Info, September 2020, S. 3, URL:  https://www.bdz.eu/fileadmin/dokumente/Medien/Personalraete_kompakt/Kompakt_2020/200922_BPR_kompakt.pdf